Совещание – это форма делового общения, которое должно иметь результат. К сожалению, иногда руководители забывают об этом. Поэтому, когда совещание проводят с целью «просто пообщаться» или показать свою значимость, это сильно сказывается на работоспособности коллектива. Персонал отрывают от работы, концентрация рассеивается, люди вынуждены сидеть и слушать вещи, часто их не касающиеся. Грамотная подготовка к проведению делового совещания позволяет избежать многих ошибок.
Давайте разберем основные вопросы, которые должен задать себе руководитель перед организацией совещания.
1 вопрос: Зачем я собираю совещание? Нужно подумать о том, какую цель Вы, как руководитель, ставите, проводя конкретное совещание. Чем точнее и конкретнее Вы сформулируйте тему совещания, тем эффективнее оно пройдет. Тема совещания при этом должна заинтересовать каждого участника, а тем конкретнее тема, тем она интереснее.
Более того, обсуждать на совещании для обсуждения нужно только те вопросы, которые не удаётся решить в рабочем порядке.
2 вопрос. Как я составлю повестку. Повестка –это очень эффективный инструмент для проведения совещаний. Он снимает с участников напряжение, прибавляет конкретики в разговор. Более того, заранее разосланная (или объявленная, но это в крайнем случае), хорошо продуманная повестка совещания даёт возможность участникам лучше подготовиться и, следовательно, повысить их отдачу на самом совещании. А руководитель при этом может требовать такую отдачу.
В повестке должны быть учтены такие пункты: 1. Тема совещания; 2. Цель совещания; 3. Перечень обсуждаемых вопросов; 4. Время начала и время окончания совещания; 5. Место, где будет проходить совещание; 6. Фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов; 7. Время, отведенное на каждый вопрос; 8. Места и время, где можно ознакомится с материалами по каждому вопросу.
Пример повестки:
3 вопрос: Все ли получили нужные материалы? Заранее разошлите в приложении к повестке необходимые материалы: проекты решений, тезисы докладов, необходимые справки. Так все будут в курсе дела и хорошо подготовятся.
4 вопрос: Правильно ли я подобрал время для совещания? Внеплановые совещания сбивают с рабочего ритма, поэтому лучше проводить совещания в соответствии с распорядком организации или отдела. В общем случае, совещания лучше проводить во второй половине дня, или в конце рабочего дня. Длительность совещания не должна превышать 2 часов, иначе эффективность принимаемых решений снижается по чисто физиологическим причинам.
5 вопрос: Не много ли я позвал? Оптимальное количество участников совещания 5-7 человек. Если участников больше, то это снижает такой показатель как коэффициент отдачи. Совещание удлиняется, не все высказываются. Целесообразнее всего свести количество приглашенных к минимуму, но при это необходимо, чтобы остались участники, способные быть «экспертом», «генератором идей» и «критиком». Участие на совещании может быть переменным, одни участники уходят, другие приглашаются на определенные вопросы. Вместо приглашения некоторых сотрудников «на всякий случай» можно попросить их быть на рабочем месте в указанный период времени и при необходимости вызвать, или получить от них информацию по телефону.
6 вопрос: Рассказал ли я правила совещания? Это важный момент, так как озвучивание правил может значительно облегчить работу Вам. Вкратце это правила такие:
- Докладчик говорит: «Я», вместо безликого «Мы», за исключением совместной работы с кем-то. Так участник берет на себя ответственность за свои слова.
- Если Вы задаете вопрос, скажите себе: «Зачем я его задаю, что он значит для меня?». Нет ничего хуже вопросов «лишь спросить» и вопросов ловушек. Последние превращают обстановку в нерабочую.
- Выражайте собственную позицию
- Не интерпретируйте чужие мысли
- Будьте тактичны
7 вопрос: Правильно ли я всех рассадил? Конфликтуют люди, сидящие напротив друг друга. А критиковать и конфликтовать сложнее, если оппонент сидит сбоку рядом. Учитывайте эти простые психологические правила, чтобы не вызвать конфликтов и оставаться в конструктивном русле.
8 вопрос: Правильно ли я понимаю свои функции как руководителя совещания? Главная Ваша цель – найти оптимальное решение по всем вопросам повестки за минимальное время. Вы обеспечиваете рабочую атмосферу и поддерживаете конструктивный настрой. Вы регулируете направленность и конструктивность выступлений, не допуская отклонений. Вы выслушиваете каждого, и Вы принимаете финальное решение. Если Вы видите на начале выступления, что какой-то вопрос не подготовлен, не тратьте на него время, либо переносите на конец для доработки ответственных, либо снимайте вопрос и переносите обсуждение на другое время.
Некоторые выступления могут быть категоричными и критичными, что наносит серьезный ущерб дискуссии – не все будут высказываться, совещание превратиться в войну честолюбий. Во избежание таких ситуаций регулируйте очередность выступлений, контролируйте тон выступающих, регламент, конструктивность, делайте записи, резюмируйте обсужденные вопросы.
9 вопрос: Если мы совещаемся просто ради обмена информацией и обсуждении текущих задач, что я должен делать? В таком случае в совещании должны участвовать лишь руководители подразделений. Вам необходимо сначала коротко рассказать о положении дел, ознакомить присутствующих с проблемой или с информацией вкратце. Далее сообщить о ходе выполнения решений, принятых на предыдущем совещании. Не ищите виноватых, если были ошибки, лучше концентрируйтесь на четкой формулировке задач на будущее с учетом этих ошибок. Поиск виновных только разрушает команду.
10 вопрос: Если мы совещаемся ради решения конкретной проблемы, что мне делать? В таком случае Вам необходимо привлечь тех специалистов, без которых дело не сдвинется с места, и тех, кто способен генерировать решения проблемы. Вам необходимо обеспечить участников совещания информацией о проблеме, четко и конкретно сформулировать задачу. Делайте это заранее, чтобы люди могли подготовится. Распределите роли между участниками: кто-то вносит предложения, кто-то их оценивает, кто-то окончательно формирует решение. И таким образом простройте очередность выступлений участников.
11 вопрос: Продумал ли я порядок выступления? Порядок выступлений следует делать таким, при котором их очередность будет обратной авторитету и положению выступающего. То есть более авторитетные выступают позже. Почему? Тогда над участниками с более низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных коллег. При этом каждый участник должен быть поставлен перед необходимостью высказаться, потому как, если он молчит, зачем он вообще нужен на совещании?
12 вопрос: Смогу ли я соблюсти регламент? Совещание должно начинаться вовремя и заканчиваться в объявленный срок, иначе нарушение регламента подрывает доверие к руководителю и к людям, кто совещание готовил.
Как Вы видите, в подготовке к совещанию необходимо учесть множество факторов. Рекомендации для самого хода совещания мы опубликуем в последующих заметках.
Книга
«ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ:СЕКРЕТЫ ПРОФЕССИОНАЛОВ»
шпаргалка для успешного ведения переговоров от Вадима Соколова